D’ici 2025, un Québécois prendra sa retraite toutes les huit minutes, indique Retraite Québec. Ce sont donc 850 000 travailleurs qui quitteront le marché de l’emploi d’ici les sept prochaines années.
En tant que gestionnaire d’entreprise, comment pouvez-vous planifier ces prochains départs à la retraite et même votre propre transition vers une fin de carrière ? Notamment, par le transfert des connaissances, un processus indispensable qui assure une rétention du savoir organisationnel et de la richesse de l’expérience acquise. De quelles connaissances parle-t-on spécifiquement ?
Essentiellement, nous pouvons les regrouper en deux catégories : les connaissances explicites et les connaissances tacites. Les connaissances explicites se traduisent par les outils tangibles que l’entreprise détient (guide, grille de suivi, etc.), alors que les connaissances tacites sont composées des expériences et du savoir-faire de la personne qui les possède pour les avoir développées avec le temps.
Quelles connaissances transférer ?
Heureusement, il n’est pas nécessaire de transférer toutes les connaissances détenues par les membres d’une organisation ! La première étape consiste à cibler les priorités. Pour évaluer si des connaissances risquent de quitter votre entreprise, certains questionnements s’imposent : sont-elles détenues par une seule personne ? Sont-elles documentées ? Les personnes qui les possèdent risquent-elles de quitter l’organisation sous peu ? La perte d’une connaissance risque-t-elle de mettre en péril l’efficacité ou la pérennité de l’entreprise ?
Dans le cas où un besoin de transfert de connaissances serait ciblé, une relève doit être identifiée pour intégrer le processus. Ainsi, l’écart du niveau des connaissances entre le cédant et la relève doit être mesuré afin d’identifier les compétences critiques à transférer.
Comment transmettre ces connaissances ?
Au moment du choix de la méthodologie de transfert, nous devons tenir compte des styles individuels d’apprentissages, en fonction des besoins de la relève qui doit les assimiler. En optant pour un soutien concret, nous pouvons envisager par exemple un manuel d’utilisation, un guide de l’apprenant ou une formation en mode virtuel. L’idée est d’archiver l’information, de façon à en assurer le transfert subséquemment.
Les méthodes qui permettent de transférer des connaissances tacites se basent davantage sur les interactions sociales. Elles visent à amener les acteurs à les partager entre eux directement. Pensons alors au mentorat, au jumelage et au coaching. Ces méthodes sont d’autant plus d’actualité avec le manque criant de main-d’œuvre dans toutes les sphères de métier.
Dans un monde idéal, il est préférable de mettre en application un processus de transfert des connaissances concret et rigoureux. Celui-ci peut se diviser en six étapes simples qui viennent aider à structurer ledit transfert, afin d’optimiser les vitesses et l’efficacité d’apprentissages.
- Déterminer les compétences à risque en fonction de leur impact, de leur utilisation et leur priorité en matière de degré d’urgence
- Documenter et répertorier les connaissances de notre entreprise et des postes de travail ciblés
- Identifier le cédant et le repreneur, ainsi que les autres parties prenantes du processus du transfert de connaissances
- Valoriser l’avancement du processus et l’acquisition de nouvelles connaissances chez les participants.
- Retenir l’expertise et effectuer des suivis périodiques. Considérer les membres de l’organisation comme des partenaires et s’assurer du maintien des connaissances par des évaluations et des indicateurs de mesure tangibles
- Intégrer les pratiques de transfert de connaissances en continuité dans les opérations courantes de l’entreprise, mais également dans la vision stratégique long terme de celle-ci
Les défis du transfert de connaissances
Il existe des enjeux culturels, économiques, structurels et humains qui peuvent expliquer la difficulté à partager des connaissances. Par exemple, de nos jours, il s’agit du manque de main-d’œuvre, manque de temps et manque de ressources financières. D’autres obstacles peuvent s’ajouter, comme les différences de vocabulaire et de cadre de référence, le manque d’aptitudes pédagogiques et l’écart entre les générations.
Également, le cédant peut ne pas reconnaître que certaines de ses connaissances ou certains renseignements qu’il possède ont de la valeur et, par conséquent, ils ne sont pas priorisés dans la transmission du savoir. Or, les procédures ou mécanismes normalisés de saisie des connaissances sont parfois aussi insuffisants en entreprise. Le processus de transfert des connaissances demande donc de la préparation et un suivi rigoureux afin d’obtenir des résultats positifs et durables, et ainsi un réel retour sur investissement !
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Les facteurs de réussite
Pour réussir, l’engagement de la direction est primordial. Les dirigeants et les gestionnaires doivent montrer l’exemple, offrir du soutien et reconnaître les efforts des individus dans la démarche. Implanter une culture de partage et optimiser le réseautage entre tous les collaborateurs seront sans contredit des atouts précieux.
Dans la nouvelle ère, pour demeurer pertinents et compétitifs sur le marché, l’individu, l’équipe et l’organisation doivent apprendre, désapprendre, réapprendre… et recommencer ! L’individu et l’équipe doivent déployer les efforts nécessaires pour transformer leurs comportements et développer les bons réflexes afin d’apprendre à apprendre pour s’adapter au contexte changeant et saisir les occasions.
La clé du succès pour l’implantation d’une culture d’apprentissage au sein de notre organisation est sans aucun doute la communication, mais également offrir des occasions d’évoluer multiples aux employés, autant sur le plan informel que formel. Il est essentiel de mettre en place un climat d’apprentissage collaboratif et ainsi être en mode amélioration continue.
Faites du transfert de connaissances une priorité, afin de favoriser le maintien du savoir organisationnel et de l’expertise humaine de votre entreprise pour ainsi optimiser sa pérennité. Que ce soit pour une relance, l’effet de levier d’une croissance ou pour le maintien de vos activités, le temps investi dans les apprentissages de vos équipes est un gage de succès. Il permet aux individus de développer leur plein potentiel et par le fait même de contribuer activement à votre évolution !
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