L’importance des états financiers intérimaires « maison »

Ancien banquier d’affaires, aujourd’hui entrepreneur, j’ai l’occasion depuis près de 20 ans d’être quotidiennement en contact direct avec un très grand nombre de PME; de toutes tailles, issues de divers secteurs d’activités et à différents stades d’évolution (démarrage, croissance, maturité, décroissance, achat, vente, etc.). Au fil du temps, malgré les différences entre les PME, j’ai observé plusieurs enjeux similaires.

Tout d’abord, peu importe la taille, il ne faut pas sous-estimer l’importance de la qualité des états financiers intérimaires « maison ». Que ce soit dans le cadre d’une demande de financement, d’une vente d’entreprise ou d’une fusion, la qualité et la rapidité d’accès aux informations financières intérimaires revêtent une très grande importance.

Femme entrepreneure

Du point de vue du propriétaire, il faut voir cela comme un « tableau de bord » permettant d’aider à prendre des décisions éclairées et permettant de constater plus rapidement les différents écarts de performance financière de son entreprise. Imaginez-vous conduire une voiture sans « tableau de bord ». N’estimez-vous pas être plus à risque de manquer d’essence, ne sachant à quel niveau se situe le réservoir ? N’estimez-vous vous pas être plus à risque d’excéder la limite de vitesse permise, ne sachant pas à quelle vitesse vous roulez ? Au lieu de connaître ces variables, vous devez les estimer, ce qui est beaucoup moins précis et donc, moins certain.

Si la tenue de livres est bien effectuée et que vous consultez sur une base régulière vos performances financières intérimaires, vous serez au fait plus rapidement, par exemple, de vos marges bénéficiaires réelles. Vous pourrez comparer ces données avec les résultats historiques et, au besoin, ajuster le tir.

Au moment d’écrire ces lignes, nous sommes en pleine période de turbulence provoquée par la COVID-19. Nous faisons face à une certaine forme de brouillard pour les mois à venir, et cela oblige tout entrepreneur à avoir « les deux mains sur le volant ». Savoir ce qui se passe actuellement au niveau des finances de son entreprise est capital.

D’un point de vue du financement bancaire, les demandes de nouveaux financements requièrent les plus récents états financiers comptables. Toutefois, lorsque ceux-ci datent de quelques mois, ils sont évidemment moins représentatifs. Il est alors important de démontrer la tendance de l’entreprise au banquier par des résultats intérimaires de qualité et le plus à jour possible. Cela démontre une bonne qualité de gestion administrative, critère important dans l’analyse du risque d’un financement.

D’un point de vue de l’achat ou de la vente d’entreprise, tout acquéreur potentiel voudra obtenir les résultats intérimaires « maison », le plus à jour possible, avant de déposer une lettre d’intention. Les informations qui seront utilisées se reflèteront dans la proposition. Dans un tel contexte, les impacts d’une mauvaise qualité d’information fournie sont grands; l’acquéreur potentiel perdra-t-il confiance ? se retirera-t-il de la transaction ? réduira-t-il le prix offert ? haussera-t-il les conditions de la balance de vente ?

Dans certains cas d’achat ou de vente, les erreurs dans la comptabilité interne ne sont pas constatées lors de la période de négociation, ou même avant l’arrivée d’un acquéreur potentiel, mais plutôt lors de la vérification diligente ayant lieu à la toute fin de la transaction. Il serait dommage d’avoir fait tout ce chemin pour en arriver à un obstacle majeur en fin de piste.

Pour minimiser les risques d’erreurs dans la comptabilité interne, il faut faire l’embauche de la bonne personne-ressource. Une ressource interne qui comprend exactement ce qu’elle fait et pourquoi elle le fait, particulièrement au niveau de l’intégration adéquate des données dans le système comptable. Cette personne-ressource doit être appuyée trimestriellement par un technicien comptable en provenance du bureau de comptable externe (comptabilité annuelle). Une tenue de livre à jour fait par une personne qui exerce ses fonctions avec diligence et rigueur permet d’économiser sur les honoraires comptables. De plus, elle permet de mettre en place des contrôles internes qui réduisent le risque d’erreurs.

Avec les années, nous avons remarqué que pour les plus petites PME, principalement en région, il n’est pas chose évidente de trouver une telle personne-ressource, disponible, ayant les connaissances comptables adéquates et avec de l’expérience. Par contre, le besoin est grand.

Nous avons vu nombre de plus petites PME faire l’embauche de personne-ressource en comptabilité/tenue de livres ayant moins de connaissances et ayant peu d’expérience. Pourquoi les avoir embauchées ? « Il n’y avait personne d’autre », « nous n’avons trouvé personne de mieux » nous a-t-on trop souvent confié. Je ne partage pas cette décision. Devant une telle situation, je vous suggère de discuter de votre besoin avec votre comptable externe, votre banquier et vos autres contacts d’affaires. Peut-être pourront-ils vous recommander « la » bonne personne.

Un autre avantage d’une comptabilité interne bien tenue, de façon mensuelle et trimestrielle, est la réduction du temps de traitement en fin d’année financière. Ainsi, vous obtiendrez vos états financiers comptable de fin d’année plus rapidement, lesquels sont nécessaires pour vos partenaires d’affaires, tel que votre banquier ou vos acquéreurs potentiels. Ainsi, les processus tels que la demande de financement ou la vente d’entreprise avanceront à bonne vitesse et ne sont pas ralentis par des délais imprévus de production de documents.

En résumé, il est primordial d’investir en une ressource comptable fiable et compétente !

David Desmarais, associé chez Cargo Finance.

Pour toutes questions, n’hésitez pas à communiquer avec nous!

1 844 200-2837 poste # 1000

info@ctequebec.com

www.ctequebec.com